Gestão do tempo: 6 dicas para se começar a se organizar

Você já chegou a pensar que o dia deveria ter mais de 24 horas para poder dar conta de todas as tarefas? Pois você não está sozinho. Diante da velocidade das informações, a necessidade de fazer múltiplas tarefas em pouco tempo e a própria sociedade que está em ritmo acelerado de evolução, é claro que as horas que temos parecem insuficientes. No entanto, é possível se desvincular disso com uma boa gestão do tempo.

Se essa é uma das suas resoluções para o ano que está começando, você não pode deixar de ler esse artigo. A seguir daremos algumas dicas do que fazer para gerir bem o seu tempo e poder concluir todas as tarefas com as quais você se comprometeu. Preparado?

A necessidade do planejamento e a importância da gestão do tempo

Antes de darmos as dicas, é importante destacar a importância que a gestão do tempo tem na vida de uma pessoa. A capacidade de controlar o tempo é algo determinante para a produtividade. Os índices de estresse, por exemplo, estão diretamente associados ao excesso de trabalho e de obrigações, ligados essencialmente ao descontrole das atividades.

Quando as tarefas não são planejadas e divididas em blocos de tempo, a procrastinação, os atrasos e as frustrações se apresentam como resultado. Portanto, ao se planejar, a pessoa consegue executar seu trabalho com maior eficácia, mas também ter mais tempo livre, sem deixar de cumprir com nenhuma de suas obrigações.

Lembre-se de que se organizar com relação ao tempo de execução de cada atividade o ajudará a ter um equilíbrio não só entre vida pessoal e profissional, mas também a ser mais proativo, ajudando a atingir suas metas.

As melhores dicas para gerir bem o tempo

Ter equilíbrio e conseguir realizar todas as tarefas propostas não é algo simples, mas isso também não significa que seja impossível. Com as dicas certas é possível potencializar o aproveitamento do seu dia. Você verá como a seguir!

1. Organize as suas tarefas

A primeira dica é organizar as suas tarefas por prioridade. Aquelas mais urgentes e que demandam mais tempo precisam estar no topo da lista. Além disso, é preciso ter em mãos os horários disponíveis para executá-las.

Algumas ações exigem maior concentração, portanto, preze por realizá-las no seu período mais produtivo. Isso o ajudará a executar de maneira tranquila as tarefas posteriores.

2. Utilize método GTD

O método GTD (Getting Things Done) ensina você a utilizar o seu tempo de maneira mais eficiente. Basicamente, ele se concentra em cinco passos, que são:

  1. capturar: nessa primeira fase você fará um compilado de tudo que está na sua cabeça, como obrigações, atividades, projetos, objetivos, ideias e outros, que precisam de sua atenção;

  2. processar: nessa segunda fase você analisará o que fazer com cada uma das coisas listadas, descartar aquilo que na verdade não tem propósito, separar as atividades em tópicos de prioridades ou até mesmo transformar a tarefa em um projeto, se esta for muito grande;

  3. organizar: a organização será feita para encaixar as tarefas de acordo com seu contexto, que pode ser profissional, pessoal ou outros;

  4. revisar: já nessa fase é feita uma reavaliação das prioridades, adicionadas novas obrigações, mas também a delegação de cada uma das tarefas;

  5. engajar: é o momento em que as tarefas são executadas, afinal, não adianta apenas planejá-las.

3. Faça uma organização do tempo

Ainda com base em metodologias, temos o Pomodoro. A técnica tem como base a utilização de um cronômetro que servirá para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, que são separados por pequenos intervalos. A ideia é que tais pausas aumentem a agilidade mental, garantindo a eficácia na execução de tarefas.

Assim, o indivíduo escolhe a tarefa a ser executada, ajusta o cronômetro e trabalha nela até que o alarme soe. Vale destacar que após o período de 25 minutos, a pausa é de 5 minutos e que um intervalo mais longo deve ser feito após 4 períodos concluídos com sucesso.

4. Aposte nos aplicativos de organização

Você já ouviu falar no Trello e no Evernote? Os dois aplicativos ajudam na organização de tarefas, colaborando assim para a correta gestão do tempo. O Trello, por exemplo, é uma ferramenta de gestão de projetos que tem listas a serem configuradas de acordo com as necessidades do usuário.

É possível gerenciar o passo a passo de tarefas em seu cotidiano, marcando uma data para que elas sejam concluídas e até dividi-la em períodos até a sua finalização. Você pode colocar os cards de tarefas em colunas separadas por dia, por exemplo.

Já o Evernote é outro app que funciona como um bloco de anotações virtual. Para quem tem muitas tarefas durante o dia e precisa controlá-las, ele é a melhor opção, permitindo inclusive salvar arquivos para análise posterior. Ou seja, ele é um verdadeiro aliado da organização.

5. Foque em uma tarefa de cada vez

Um dos erros de quem costuma não ter tempo para realizar as suas tarefas é justamente tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo. Claro que a habilidade de executar múltiplas ações é valorizada hoje em dia. No entanto, quando uma pessoa quer fazer tudo, o resultado pode não ser tão animador.

Portanto, foque em uma tarefa de cada vez, assim, você não sabotará a sua produtividade. Além disso, evite as distrações, especialmente de olhar o e-mail a todo o momento, bem como mexer no celular e nas redes sociais. Para isso, desenvolva a sua concentração e estipule um tempo sem qualquer interrupção, mantendo a disciplina.

6. Comece a fazer as suas tarefas desde cedo

Faça um controle dos seus horários para poder começar a fazer as tarefas ainda cedo. Assim, você terá mais tempo disponível, inclusive, para o lazer e descanso, que são imprescindíveis para a produtividade.

Inclusive, o ato de acordar mais cedo tende a deixar as pessoas mais calmas e criativas, permitindo a elas ter um momento valioso para pensar e planejar as próximas horas do seu dia. Uma série de estudos comprova que a produtividade vai diminuindo conforme o passar do dia, portanto, não deixe o tempo passar sem que você tenha realizado todas as tarefas a que se propôs.

Agora que você já sabe como fazer a gestão do tempo é hora de começar a administrar melhor as demandas do seu dia. Você verá que, com o passar do tempo, a sua produtividade será muito maior e o nível de sucesso na conclusão de tarefas terá um índice elevado de sucesso.

Esperamos que tenha gostado do nosso artigo. Agora, que tal compartilhá-lo nas suas redes sociais e ajudar os seus amigos e contatos na organização do dia a dia?